SAC Enterprise — Manual de usuario

El manual sigue el orden en que se aprende el sistema: primero los conceptos que aparecen en todas las pantallas, después cada módulo. Los capítulos de módulo son independientes entre sí; los cuatro primeros no lo son y conviene leerlos antes.

Convenciones

Ventas y CxC → Factura

Ruta de menú literal. Se escribe tal como aparece en la aplicación.

1100

Parámetro de la compañía. La lista completa está en el capítulo 17.

«texto en cursiva»

Mensaje que muestra el sistema, transcrito literalmente.

doc. 21

Número interno del tipo de documento. Aparece en reportes y en algunos mensajes de error.

SAC Enterprise es el registro operativo y contable de la empresa. Cada operación real —una venta, la entrada de mercancía, un cheque, la nómina del mes— se anota como un documento, y ese documento es el que mueve existencias, saldos de clientes y proveedores, y contabilidad.

Una base de datos por empresa

Cada compañía tiene su propia base de datos: su catálogo de cuentas, sus artículos, sus clientes, su numeración. Nada se comparte entre compañías salvo los usuarios, que viven junto con el menú y la lista de compañías en una base aparte, la base de control.

Los ocho módulos

1. Abrir SAC Enterprise.
2. Escribir usuario y contraseña. Las políticas de contraseña (longitud mínima, caducidad, intentos permitidos) las fija el administrador; ver capítulo 16.
3. Elegir la compañía. Es el paso que decide sobre qué datos se va a trabajar.
4. Aceptar.

Avisos que pueden aparecer al entrar

Cambiar de compañía sin salir

Se puede cambiar de compañía con la sesión abierta. Al hacerlo, se cierran todas las ventanas abiertas; si hay un documento sin guardar, el sistema pregunta antes. Conviene cerrar el trabajo en curso antes de cambiar.

SAC abre varias ventanas dentro de la ventana principal. Se puede tener abierta una factura, el maestro de artículos y una consulta a la vez, y alternar entre ellas sin cerrarlas.

Elementos que aparecen en todas las pantallas

Mensajes de interfaz frecuentes

Casi todo lo que se hace en SAC es un documento, y todos tienen la misma anatomía:

• Encabezado — con quién (cliente o proveedor), fechas, moneda, condición de pago, totales.
• Renglones — el detalle: artículo, cantidad, precio, almacén, impuesto.

Estados de un documento

Revisar y contabilizar preliminares

Cada módulo tiene su propia pantalla para revisar borradores, marcarlos y postearlos en lote. Todas muestran «Total: N» abajo a la izquierda con la cantidad de documentos listados, y permiten vista previa, impresión y exportación.

Encadenamiento: cómo un documento nace de otro

Los documentos se importan unos de otros: un pedido se convierte en despacho, un despacho en factura, una orden de compra en recepción. Al importar se copian los renglones y queda registrado el vínculo con el documento de origen.

Para ver esas relaciones existe la pantalla Documentos Relacionados, que se abre desde el propio documento y muestra el árbol de lo que le dio origen y lo que salió de él. Es la herramienta para responder “¿de dónde salió esta factura?”.

Tipos de documento y su número interno

Estos números aparecen en reportes, consultas y algunos mensajes de error.

El NCF (Número de Comprobante Fiscal) es la numeración fiscal que la DGII exige en las facturas. En SAC funciona así:

• Las secuencias se definen en Administración → Configuración → Finanzas → Comprobantes Fiscales.
• Cada secuencia tiene un rango y una fecha de vencimiento.
• Al facturar, el sistema toma automáticamente el siguiente NCF disponible de la secuencia que corresponda.

Parámetros relacionados: 1040 (requerir NCF en factura de proveedor) y 1150 (permitir modificar el NCF en facturas).

Facturación electrónica (e-CF)

Al guardar ciertos documentos, SAC intenta transmitirlos electrónicamente a la DGII. Si el envío falla, el documento se guarda igual y aparece un aviso del tipo «No fue posible enviar la factura electrónica debido al siguiente error…» junto con «Tiene 72 horas para intentar reenviar la factura.»

Períodos contables

Se definen en Administración → Configuración → Finanzas → Períodos Contables. Todo documento que genere asiento necesita un período abierto que contenga su fecha.

• Si no hay período definido, la aplicación abre sola la pantalla de períodos para cargarlo en el momento, y luego continúa con la operación.
• Contabilizar en un período cerrado da «No puede contabilizar en un período contable cerrado.»

Tasa de cambio

Los documentos en moneda extranjera necesitan la tasa del día. Si falta, aparece «No se ha definido la tasa de cambio para la moneda US» y el sistema abre la pantalla de tasas para cargarla; después se continúa con lo que se estaba haciendo.

Para ajustar los saldos en moneda extranjera al cierre existe Finanzas → Herramientas → Revaluación Cambiaria.

Clientes y proveedores comparten la misma estructura interna —el socio de negocio— y por eso las pantallas y los reportes de Ventas y Compras se parecen tanto.

Cada socio tiene código, nombre, RNC o cédula, condición de pago, lista de precios, moneda, vendedor y grupo.

Validaciones al crear

Si el número no pasa la validación, el sistema responde «El número de Cédula o RNC es inválido».

Límite de crédito

El control se configura con 1080 (validación de límite de crédito) y 1081 (tolerancia). Cuando bloquea, el mensaje al facturar es «No es posible realizar la transacción cuando el cliente tiene balance vencido.»

Ante ese bloqueo hay dos caminos legítimos: cobrar lo vencido, o pedir a quien autoriza que revise el parámetro. No es una falla del sistema.

Cubre todo el ciclo de venta, desde cotizar hasta cobrar. Es el módulo que emite los documentos con NCF, así que junto con Finanzas es el de mayor implicancia fiscal.

Opciones del menú

El ciclo de venta

Correcciones posteriores a la venta:

• Devolución Cliente (29) — el cliente devuelve mercancía; vuelve a entrar al inventario.
• Nota de Crédito Cliente (31) — reduce lo que el cliente debe. Se aplica contra facturas desde el botón de aplicar de la propia nota.
• Nota de Débito (54) — aumenta lo que el cliente debe.

Facturar, paso a paso

1. Abrir Ventas y CxC → Factura.
2. Elegir el cliente con el buscador. Al elegirlo se traen automáticamente su lista de precios, términos de pago, moneda y vendedor.
3. Verificar fecha del documento y moneda. Si es moneda extranjera y falta la tasa del día, el sistema abre la pantalla de tasas para cargarla.
4. Capturar los renglones en la grilla: artículo, cantidad, precio, almacén. Si el documento viene de un pedido o un despacho, en lugar de capturar se importa el documento de origen.
5. Si un artículo maneja lotes o números de serie, el sistema abre la ventana de selección y hay que indicar de qué lote o serie sale cada cantidad.
6. Revisar los totales: descuento, impuestos y total del documento.
7. Guardar. Para dejarlo en borrador, guardar como preliminar; para que afecte inventario, saldos y contabilidad, contabilizar.
8. Si hay facturación electrónica activa, verificar el resultado del envío a la DGII antes de dar la operación por terminada.

Qué puede detener el guardado

Parámetros que intervienen en la facturación: 1100 (ignorar existencia), 1150 (modificar NCF), 1170 (precios por debajo del costo), 1080/1081 (límite de crédito) y 1003 (copiar comentarios del documento origen).

Ficha de cliente

Se abre desde Ventas y CxC → Lista de Clientes. Reúne tres bloques:

• Datos generales — código, nombre, RNC o cédula, dirección, teléfonos.
• Condiciones comerciales — lista de precios, términos de pago, moneda, vendedor, zona y límite de crédito. Son los valores que después se aplican solos al facturar.
• Histórico — movimientos y un gráfico de ventas mensuales del año en curso.

Consultas del módulo

Precios Vigentes

Artículos vendibles y activos con su precio. Se filtra por categoría y por marca, y se puede elegir una lista concreta o “(Todos)”, que muestra una columna por cada lista activa.

Transacciones de Clientes

Movimientos contables de un cliente entre dos fechas, con saldo acumulado.

Reportes

Si un reporte falla con «No se encontró el reporte XXX.rpt», el archivo del reporte no está disponible en esa instalación: es un problema de instalación, no de datos.

Preguntas frecuentes

¿Dónde veo lo que me debe un cliente?

Estados de Cuenta Clientes (SA005) o Antigüedad de Saldos por Cobrar (SA001). Para el detalle movimiento por movimiento, Consultas → Transacciones de Clientes.

¿Cómo corrijo una factura ya contabilizada?

No se edita. Se emite una Nota de Crédito Cliente y se aplica contra ella.

¿Por qué no puedo modificar el NCF?

Lo controla el parámetro 1150.

Facturé y no salió el conduce.

Facturar directo no genera despacho: el despacho es un documento aparte y previo.

Es en buena medida el espejo de Ventas: mismos conceptos, documentos equivalentes y reportes paralelos. Alimenta el Formulario 606 de la DGII, así que sus NCF y clasificaciones tienen efecto fiscal.

Opciones del menú

El ciclo de compra

Casos especiales: Devolución de Mercancía (30) saca del inventario lo que se devuelve al proveedor; Nota de Crédito Proveedor (32) reduce la deuda; Factura Anticipada (38) se usa cuando se factura antes de recibir; Liquidación de Mercancía (43) reparte fletes, seguros y aranceles sobre el costo de los artículos importados.

Cuatro diferencias con Ventas que conviene tener presentes

1. El NCF de compras lo emite el proveedor. En la factura de proveedor el NCF se escribe; en la de cliente se genera.
2. El parámetro 1040 decide si ese NCF es obligatorio.
3. Compras alimenta el 606; ventas alimenta el 607.
4. Los proveedores tienen retenciones configurables (Administración → Configuración → Proveedores → Retenciones), concepto que no existe del lado de clientes.

Reportes

Preguntas frecuentes

Recibí mercancía pero no llegó la factura.

Registrar Recepción de Mercancía (24): entra el inventario sin generar cuenta por pagar. Cuando llegue la factura, se registra importando la recepción.

¿Cómo cargo el flete de una importación al costo?

Compras y CxP → Liquidación de Mercancía.

No me deja guardar la factura de proveedor sin NCF.

Es el parámetro 1040.

¿Cuánto le debo a un proveedor?

PR004 o PR001. Para decidir pagos, Consultas → Partidas Abiertas.

Opciones del menú

La configuración relacionada está en Administración: almacenes, fabricantes, grupos de artículos, categorías, grupos de unidades y numeración de artículos.

Ficha de artículo

Contiene el código, nombre, categoría, marca, fabricante, unidad, si es artículo de venta o de compra, los precios por lista, el costo, y si maneja números de serie o lotes.

El parámetro 1030 define el tipo de artículo por defecto, y 1160 controla si se muestran imágenes al seleccionar artículos.

Almacenes, lotes y series

• Un artículo puede existir en varios almacenes, con existencias distintas en cada uno.
• Si maneja lotes, al facturarlo o despacharlo se abre Seleccionar Lotes y hay que indicar de qué lote sale cada cantidad.
• Si maneja números de serie, se selecciona la serie concreta.

Parámetro clave: 1100 — permitir ignorar existencia al facturar. Activo, el sistema avisa pero deja continuar; inactivo, bloquea la operación.

Reportes

Preguntas frecuentes

Quiero hacer un ajuste de inventario.

Entrada de Mercancía para sumar, Salida de Mercancía para restar. Ambas en Inventario → Transacciones.

Necesito hacer un conteo físico.

Hoja de Conteo Físico (INV005) para contar, y después los ajustes con entradas y salidas.

No me deja facturar porque no hay existencia.

Depende del parámetro 1100.

El dinero que entra y sale: cobros a clientes, pagos a proveedores, cheques, depósitos y la conciliación con el estado de cuenta del banco.

Opciones del menú

Cobrar a un cliente

1. Abrir Bancos → Recibo de Ingreso y elegir el cliente.
2. Indicar la forma de pago —efectivo, cheque, transferencia, tarjeta— y el monto.
3. Abrir Seleccionar Facturas. La ventana lista los documentos del cliente con saldo pendiente.
4. Marcar las facturas que ese cobro cancela e indicar cuánto se aplica a cada una. No hace falta cancelar el total de una factura: se puede abonar parcialmente.
5. Guardar. Al hacerlo se descuenta el saldo de las facturas aplicadas.

Pagar a un proveedor

Funciona igual que el recibo de ingreso, pero contra facturas de proveedor. Al guardar, la aplicación ofrece imprimir el documento.

Si el monto pagado supera lo aplicado a facturas, aparece «Se realizará un pago en exceso a la cuenta del proveedor. ¿Está seguro que desea continuar?». El excedente queda a favor del proveedor, disponible para aplicarlo más adelante.

Pagos masivos

Bancos → Procesar Pagos lista todas las facturas de proveedor con saldo, con el nombre del proveedor y su grupo. Permite:

• Acotar por fecha de vencimiento, para ver solo lo que vence hasta cierto día.
• Marcar las facturas a pagar y generar los pagos en lote.
• Elegir la fecha: hay una casilla para usar la fecha del documento; al destildarla se usa la fecha que se indique en la pantalla.

Cheques

Bancos → Cheques crea el cheque; Bancos → Imprimir Cheques lo imprime. En la pantalla de impresión se elige la cuenta bancaria y un estado: sin imprimir, impresos o todos. Los cheques salen ordenados por número.

Al terminar, el sistema pregunta «¿Se imprimieron correctamente todos los cheques?». Responder No permite reimprimir: es la salida para un atasco de papel o una impresión defectuosa.

Si aparece «No se encontró la plantilla de documento (TemplateID N)», falta el formato del cheque. Se configura en Administración → Configuración → General → Formatos de Documento. Es un problema de instalación, no de datos.

Conciliación bancaria

1. Abrir Bancos → Conciliación Bancaria.
2. Elegir la cuenta bancaria, el rango de fechas y cargar el saldo del estado de cuenta.
3. Marcar los movimientos que el banco ya procesó.
4. Revisar los totales de débito y crédito y lo que quedó pendiente.
5. Guardar. La conciliación queda registrada y se consulta después en el histórico.

Bancos → Histórico de Conciliaciones lista las conciliaciones ya hechas. Se filtra por banco y rango de fechas, y con doble clic se abre el detalle: los movimientos incluidos con su número de cheque y los totales de débito y crédito.

Aplicar notas de crédito

Se abre desde la propia nota de crédito, con el botón de aplicar. Lista los documentos abiertos del socio —facturas y pagos— contra los que se puede aplicar el crédito.

Si se intenta aplicar más de lo disponible, el sistema responde «La nota de crédito no tiene balance suficiente para este crédito».

Reportes

La contabilidad: catálogo de cuentas, asientos, estados financieros y los formularios 606 y 607 que se declaran ante la DGII.

Opciones del menú

La configuración de Finanzas está en Administración, no aquí: períodos contables, asignación de cuentas, impuestos, comprobantes fiscales y centros de costo.

Catálogo de cuentas

Es un árbol jerárquico: cuentas de título que agrupan y cuentas de detalle que reciben los movimientos. Se filtra por nivel de indentación. Cada cuenta tiene código, nombre, cuenta padre, grupo, categoría, moneda y el indicador de si es de título.

Desde una cuenta se abre Auxiliares (subcuentas), que muestra las cuentas hijas y los socios de negocio que la tienen asignada.

Entradas de diario

Asientos manuales, con débitos y créditos que deben cuadrar. Los asientos que el sistema genera a partir de documentos —facturas, pagos— no se editan aquí: se corrigen corrigiendo el documento que los originó.

Finanzas → Consultas → Entradas Preliminares lista los asientos guardados sin contabilizar y permite postearlos. No se puede duplicar un asiento que no se haya guardado: el sistema avisa «No puede duplicar un documento que no ha sido guardado.»

Balance de Cuenta

Movimientos de una cuenta contable entre dos fechas, con saldo inicial y acumulado. Informa «N transacciones encontradas.» El rango corta a la medianoche de la fecha “hasta”.

Formularios 606 y 607

• 606 — compras y gastos.
• 607 — ventas.

Al abrir cualquiera de los dos, el sistema detecta si hubo movimientos nuevos y pregunta «Se han producido cambios en la información. ¿Desea importar los cambios?». Al importar, muestra una ventana «Cambios Importados» con el detalle de lo que trajo.

Si el formulario tiene inconsistencias, al guardar avisa «El formulario contiene errores.» y abre una ventana con la lista de errores a corregir.

Revaluación cambiaria

Ajusta los saldos en moneda extranjera a la tasa de cierre y genera el asiento de diferencia cambiaria. Requiere que exista la tasa del período; si falta, avisa «Debe especificar la tasa de cambio.» El momento y el criterio con que se corre es una decisión contable de cada empresa.

Reportes

Preguntas frecuentes

No me deja contabilizar: período cerrado.

La fecha del documento cae en un período cerrado. Se cambia la fecha, o se reabre el período desde Administración → Configuración → Finanzas → Períodos Contables. Reabrir es decisión contable.

El 606 no trae unas facturas.

Revisar la configuración del formulario —qué conceptos y grupos de cuentas tiene asignados— y que las facturas tengan NCF y estén contabilizadas.

¿Cómo corrijo un asiento generado por una factura?

No se corrige el asiento: se corrige el documento de origen.

Opciones del menú

Cómo se arma una nómina

1. Conceptos de Nómina — qué se paga y qué se descuenta. Cada concepto tiene su vigencia (desde y hasta) y su cuenta contable.
2. Tipos de Nómina — la periodicidad y qué conceptos aplica cada una.
3. Procesar Nómina — se elige el tipo y el período (desde y hasta), se calcula, se revisa y se contabiliza.
4. Histórico de Nómina — consulta de lo ya procesado.

Parámetros que la afectan: 1130 (consolidar el registro de pago de nómina), 1140 (años de vigencia de vacaciones) y 1060 (ofrecer imprimir la planilla al guardar empleados).

Ficha de empleado

Es una de las pantallas más extensas del sistema. Incluye datos personales, fecha de nacimiento, fecha de ingreso y de salida, y las condiciones de pago del empleado.

Reportes

Transformar materia prima en producto terminado. Es el módulo más pequeño del sistema —tres opciones— y no todas las instalaciones lo usan.

1. Estructura de Producción — se define una vez por producto.
2. Orden de Producción — se ordena fabricar; toma la estructura del producto.
3. Recibo de Producción — al terminar, entra el producto terminado al inventario y salen los componentes consumidos.

El efecto sobre inventario es el punto clave del módulo: la producción consume componentes y genera producto terminado en un mismo movimiento.

Toda la configuración del sistema, la seguridad y las herramientas masivas. Es el módulo con más opciones y el que más consecuencias tiene: lo que se define aquí condiciona el comportamiento de todos los demás módulos.

Configuración → General

Formatos de Documento es la causa de «No se encontró la plantilla de documento (TemplateID N)» al imprimir. Si un documento no imprime, se revisa aquí.

Configuración → Clientes y Proveedores

Configuración → Inventario y Bancos

Inventario: almacenes, fabricantes, grupos de artículos, categorías, grupos de unidades y numeración de artículos.

Bancos: cuentas bancarias, tarjetas de crédito y formas de pago.

Configuración → Finanzas

Asignación de cuentas es lo que conecta la operación con la contabilidad: define qué cuenta se usa para cuentas por cobrar, para ventas, para inventario. Si un asiento salió a la cuenta equivocada, se revisa aquí. El mensaje asociado es «No se ha determinado la cuenta: …», que indica que falta asignar la cuenta de ese concepto.

Seguridad

Los permisos tienen tres niveles: sin acceso, solo lectura y total. Sin acceso, la opción no aparece en el menú o la pantalla se niega a abrir con «El usuario no está autorizado para realizar la operación.»

La auditoría depende de los parámetros 1070 (cambios en maestros) y 1090 (estados de documentos). Si están desactivados no hay histórico que consultar, y activarlos no recupera lo pasado: solo empieza a registrar desde ese momento.

Herramientas

Preguntas frecuentes

Se acabaron los NCF.

Administración → Configuración → Finanzas → Comprobantes Fiscales. La secuencia nueva la autoriza la DGII: no se inventa un rango.

Necesito un campo que el sistema no tiene.

Administración → Configuración → General → Campos de Usuario.

El asiento de una factura salió a la cuenta equivocada.

Administración → Configuración → Finanzas → Asignación de cuentas.

Los parámetros son la configuración de comportamiento del sistema, y se definen por compañía. Los de esta tabla son los que trae la instalación base; una instalación concreta puede tener más.

Tabla de consulta rápida: qué significa cada mensaje y quién lo resuelve. La columna Responsable evita el ida y vuelta más común del soporte.

Antes de guardar un documento

• Confirmar la compañía en la que se está trabajando.
• Confirmar la fecha del documento: define el período contable y el mes que se declara.
• Confirmar el socio de negocio y, si aplica, el almacén de cada renglón.
• Revisar los totales antes de contabilizar. Después de contabilizar el documento no se edita: se corrige con otro documento.

Cuándo usar preliminar

Guardar como preliminar cuando falte un dato, cuando el documento necesite revisión de otra persona, o cuando no se esté seguro de la fecha. Un preliminar no mueve nada y se puede eliminar; un documento contabilizado, no.

Dónde no improvisar

Cómo pedir soporte de forma útil

Un reporte de problema que se resuelve rápido incluye, en este orden:

1. Compañía y usuario con el que se estaba trabajando.
2. Pantalla exacta, indicada por su ruta de menú.
3. Qué se estaba haciendo, paso por paso, hasta el momento del problema.
4. El mensaje completo, transcrito o en captura de pantalla.
5. Número y tipo de documento involucrado, si había uno.